El 14 de noviembre de 2023 el Ministerio del Trabajo, mediante Acuerdo Ministerial No. MDT-2023-140 expidió las Normas Generales Aplicables al Control de las Obligaciones del Empleador y los Procedimientos de Inspección, que regulan los siguientes aspectos relevantes:
- Registro de datos del trabajador: El empleador está obligado a registrar los datos de sus trabajadores hasta 15 días hábiles después del inicio de la relación laboral en el Sistema Único del Trabajo (en adelante “SUT”).
- Registro de contratos de trabajo: El empleador está obligado a registrar los contratos de trabajo hasta 15 días hábiles después del inicio de la relación laboral en el SUT.
- Acumulación de decimotercera y decimocuarta remuneraciones (en adelante “décimos”): Los trabajadores podrán solicitar la acumulación de sus décimos hasta el 15 de enero de cada año, o hasta 15 días después del inicio de su relación laboral (para trabajadores nuevos).
Los trabajadores que quieran cambiar la forma en la que reciben el pago de sus décimos podrán hacerlo por escrito hasta el 15 de enero de cada año.
Se establece el cronograma para el registro de los formularios de declaración de pago de los décimos y repartición de utilidades como se detalla a continuación:
| Registro de Pago Decimotercera remuneración | ||
| Noveno dígito del RUC | Fecha de Registro | |
| Desde | Hasta | |
| 1,2,3,4,5 | 05 de enero | 05 de febrero |
| 6,7,8,9,0 | 06 de febrero | 06 de marzo |
| Registro de Pago Decimocuarta remuneración: Región Costa e Insular |
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| Noveno dígito del RUC | Fecha de registro | |
| Desde | Hasta | |
| 1,2,3,4,5 | 20 de marzo | 20 de abril |
| 6,7,8,9,0 | 21 de abril | 21 de mayo |
| Registro de Pago Decimocuarta remuneración: Región Sierra y Amazonía |
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| Noveno dígito del RUC | Fecha de registro | |
| Desde | Hasta | |
| 1,2,3,4,5 | 20 de agosto | 20 de septiembre |
| 6,7,8,9,0 | 21 de septiembre | 21 de octubre |
| Registro de Pago Utilidades | ||
| Noveno dígito del RUC | Fecha de registro | |
| Desde | Hasta | |
| 1,2,3,4,5 | 20 de abril | 20 de mayo |
| 6,7,8,9,0 | 21 de mayo | 21 de junio |
– Reglamento Interno de Trabajo: El empleador que cuente con más de 10 trabajadores está obligado a elaborar y someter a aprobación el Reglamento Interno de Trabajo ante el Ministerio del Trabajo. Tiene un plazo de 30 días calendario desde que nace la obligación.
– Inspección electrónica: El Ministerio del Trabajo podrá realizar inspecciones electrónicas, las cuales se realizarán a través del correo electrónico registrado por el empleador en el SUT.
A menos que el inspector del trabajo requiera verificar la veracidad de la información no podrá solicitar documentación registrada en los sistemas del Ministerio de Trabajo.
– Concurrencia de sanciones: El Ministerio del Trabajo podrá imponer multas a un mismo empleador por diferentes incumplimientos, hasta un máximo acumulado de 20 SBU (actualmente USD 9.000).
– Reincidencia: El Ministerio del Trabajo podrá sancionar la reincidencia en el incumplimiento de obligaciones laborales con el duplo de la sanción correspondiente, pero en ningún caso más de 20 SBU (USD 9.000).
Las multas se impondrán de acuerdo con el siguiente cuadro:
| INFRACCIONES LEVES | |||||
| Número de trabajadores | |||||
| 1 a 9 | 10 a 25 | 26 a 49 | 50 a 199 | 200 a 540 | 541 en adelante |
| 1 SBU | 4.17 SBU | 7.33 SBU | 10.5 SBU | 13.67 SBU | 16.83 SBU |
| INFRACCIONES GRAVES | |||||
| Número de trabajadores | |||||
| 1 a 9 | 10 a 25 | 26 a 49 | 50 a 199 | 200 a 540 | 541 en adelante |
| 2.58 SBU | 5.75 SBU | 8.92 SBU | 12.08 SBU | 15.25 SBU | 18.42 SBU |
| INFRACCIONES MUY GRAVES | |||||
| Número de trabajadores | |||||
| 1 a 9 | 10 a 25 | 26 a 49 | 50 a 199 | 200 a 540 | 541 en adelante |
| 4.17 SBU | 7.33 SBU | 10.5 SBU | 13.67 SBU | 16.83 SBU | 20 SBU |
También se establecen Infracciones Especiales que tienen sanciones específicas, sin considerar el número de trabajadores, como se explica en el siguiente cuadro :
| INFRACCIONES ESPECIALES | |
| No registro de contrato de trabajo | $50 por contrato |
| Registro tardío de contrato de trabajo | $25 por contrato |
| No registro de acta de finiquito | $200 por acta de finiquito |
| Registro tardío de acta de finiquito | $50 por acta de finiquito |
| No contar con la autorización de jornada reducida | 0.5 SBU |
| No registro de formulario de decimotercera remuneración | $200 |
| No registro de formulario de decimocuarta remuneración | $200 |
| No registro de formulario de pago de utilidades | $200 |
| Registro tardío de formulario de decimotercera remuneración | $100 |
| Registro tardío de formulario de decimocuarta remuneración | $100 |
| Registro tardío de formulario de pago de utilidades | $100 |
| No registro de Reglamento Interno de Trabajo | $200 |
| No cumplir con el porcentaje de inclusión de personas discapacitadas | 10 SBU |
| Contratación de niños, niñas y adolescentes | $1.000 |
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