El 15 de mayo de 2025, en el cuarto suplemento del Registro Oficial No. 39, se publicó el Acuerdo Ministerial MDT-2025-053 (en adelante el “Acuerdo”); que reforma al Acuerdo Ministerial MDT-2023-140 “Normas Generales Aplicables al Control de las Obligaciones del Empleador y los Procedimientos de Inspección”. Resaltamos lo siguiente:
a) El Ministerio de Trabajo, a través del Sistema Único de Trabajo (en adelante “SUT”) generará un código HASH que actuará como huella digital de los documentos registrados, reportados y/o aprobados en el SUT, con el objetivo de validar su autenticidad.
b) Los empleadores tienen 1 mes desde el inicio de la relación laboral para registrar los datos del trabajador.
c) Los empleadores están obligados a conservar en formato físico y/o digital los documentos registrados, aprobados y reportados al Ministerio del Trabajo, con el fin de presentarlos ante las autoridades cuando así lo requieran.
d) Los empleadores tendrán 15 días para completar el proceso de legalización de actas de finiquito, que incluye; (i) generar el acta de finiquito en el SUT, (ii) suscribir el documento, (iii) realizar el pago, (iv) registrar tanto el acta como el pago en el sistema.
e) En caso de no poder contactar a los extrabajadores o que estos se nieguen a recibir el acta de finiquito, los empleadores tendrán 15 días adicionales, para realizar la consignación en el SUT.
f) Una vez que los Reglamentos Internos de Trabajo sean aprobados, los empleadores tendrán un plazo improrrogable de 15 días para descargar el texto y la resolución de aprobación, ya que después de este plazo se eliminarán del sistema.
g) Los empleadores deben entregar a sus trabajadores o extrabajadores los documentos derivados de la relación contractual (contratos, convenios modificatorios, actas de finiquito, roles de pago, entre otros), en original o copia certificada.
h) Hasta mayo de 2026, será posible descargar en formato PDF los documentos que se desprenden de las obligaciones registradas, aprobadas o reportadas en el SUT. Esta información se eliminará de forma automática una vez que se hayan cumplido los plazos establecidos.
Los empleadores serán los únicos responsables del mantenimiento de la información.
El Acuerdo dispone que las direcciones correspondientes, deberán realizar las gestiones necesarias para actualizar el SUT, así mismo deberán socializar a la ciudadanía sobre el uso del código HASH.
Edmundo Ramos, Socio en CorralRosales
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