La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros expidió el Reglamento sobre juntas generales o asamblea general de socios y accionistas de compañías de responsabilidad limitada, anónimas, en comandita por acciones, de economía mixta y sociedades por acciones simplificadas, mediante Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2022-0010, publicada en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 99 de 6 de julio de 2022 (en adelante el “Reglamento”).
El Reglamento fundamentalmente regula las reformas introducidas por la Ley de Modernización a la Ley de Compañías. A continuación, un resumen de los aspectos más relevantes del Reglamento:
I. CONVOCATORIA
1. Además de los requisitos propios que debe contener la convocatoria el Reglamento dispone que se incluya la siguiente información:
- La indicación de los medios electrónicos para la conexión telemática de los socios o accionistas que así desearen hacerlo con la información de la plataforma que se utilizará para el efecto, así como las claves de acceso.
- Una descripción clara y exacta de los procedimientos que los socios o accionistas deben cumplir para poder participar y emitir su voto en la junta general o asamblea de accionistas, incluyendo lo siguiente: (i) El derecho a solicitar información y a incluir puntos en el orden del día, así como el plazo de ejercicio de estas facultades; (ii) Los procedimientos establecidos para la emisión del voto a distancia, señalando el correo electrónico al cual se consignará la forma de votación por cada moción, en el caso de comparecencia de los socios o accionistas por medios telemáticos; y, (iii) La indicación del correo electrónico al cual se pueda enviar el instrumento de representación por medio del cual el socio o accionista delegue a otra persona la representación en junta general o asamblea de accionistas.
2. Formato de la convocatoria por prensa: Se permite que la convocatoria se publique en el periódico de mayor circulación en el domicilio principal de la compañía, ya sea en formato físico o digital.
3. Renuncia a la convocatoria: Los socios o accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada de la junta general o asamblea de accionistas, mediante comunicación enviada al representante legal de forma física o electrónica. Aunque no hubieren sido convocados a la junta general o asamblea de accionistas, se entenderá que los accionistas que asistan a la reunión correspondiente han renunciado al derecho a ser convocados, a menos que manifiesten su inconformidad con la falta de convocatoria antes que la reunión se lleve a cabo.
Cuando la renuncia fuere expresa, los documentos que contiene la renuncia deberán adjuntarse al expediente de la correspondiente junta general o asamblea de accionistas.
El socio o accionista renunciante a la convocatoria a una junta general o asamblea de accionistas determinada, perderá el derecho de impugnar, apelar, recurrir o demandar la nulidad de las resoluciones que hubiere adoptado la respectiva reunión .
4. Presunción de renuncia a la convocatoria: Cuando un socio o accionista no hubiere consignado con antelación suficiente un correo electrónico al administrador, y el estatuto no contemplare otras formas complementarias de convocatoria, se presumirá que renuncia a su derecho a ser convocado a juntas generales o asamblea de accionistas, sin que pueda alegarse nulidad de la resolución de la junta general o asamblea de accionistas, por la falta de notificación de la convocatoria.
5. Derecho de los socios o accionistas minoritarios a incluir puntos adicionales al orden del día o a solicitar correcciones sobre los puntos del orden del día: Los socios o accionistas minoritarios que sean titulares de por lo menos el 5% del capital suscrito, podrán solicitar, por una sola vez por cada junta general o asamblea de accionistas, que se incluyan puntos adicionales a los ya referidos en la convocatoria; o, que se efectúen correcciones formales a convocatorias previamente realizadas. Este derecho será aplicable en las juntas generales o asambleas generales ordinarias y extraordinarias.
La presentación de una petición de inclusiones a los puntos del orden del día o de corrección sobre los puntos incluidos en la convocatoria efectuada por un grupo de socios o accionistas minoritarios no impedirá a los demás socios o accionistas solicitar nuevas inclusiones o correcciones respecto de dicha convocatoria.
Este requerimiento lo deben dirigir al administrador de la compañía facultado estatutariamente para efectuar las convocatorias, dentro del plazo improrrogable de 72 horas, desde que se realizó el llamamiento a junta general o asamblea de accionistas.
Los asuntos incluidos en la convocatoria o la solicitud de correcciones formales, deberán ser puestos en conocimiento de los demás socios o accionistas, hasta 24 horas después de haber recibido la petición. Por consiguiente, la junta general o asamblea de accionistas originalmente convocada, se instalará una vez vencido el plazo de cinco días, contado a partir del día siguiente de la circulación del requerimiento de los socios o accionistas minoritarios solicitantes.
II INSTALACIÓN Y ASISTENCIA
6. En las juntas o asambleas que se deban realizar total o parcialmente por medios telemáticos, el administrador deberá presentar el respectivo libro con sus asientos actualizados, compartiéndolo a través de los sistemas tecnológicos en forma digital, si fuere necesario, ante requerimiento de cualquiera de los socios o accionistas concurrentes a la reunión por medios telemáticos.
7. En las compañías anónimas o de economía mixta, cuyas acciones se encuentren registradas en una bolsa de valores, o en otro mecanismo de negociación, la lista de asistentes también podrá basarse en la nómina que para el efecto extienda el depósito centralizado de compensación y liquidación de valores, a cuyo cargo se halle el libro de acciones y accionistas; siempre que dicho certificado haya sido emitido con no más de dos horas hábiles de anticipación a la hora prevista para la iniciación de la junta o asamblea. Para los efectos de aplicación de este reglamento son horas hábiles las que transcurren en desde las 08:00 hasta las 20:00.
8. Tratándose de participaciones o de acciones de propiedad de cónyuges, su representación la tendrá aquel que conste inscrito como socio o accionista en el respectivo libro.
9. Registro de transferencias previo a la instalación de la Junta o Asamblea: Las personas que han adquirido acciones, o los derechos reales de usufructo o prenda sobre estas, que les dieren derecho a participar y votar en las juntas generales o asambleas de accionistas; y dicha cesión o derechos no hubiesen sido aún inscritos en el Libro de Acciones y Accionistas de la compañía, tendrán derecho a participar de la junta general o asamblea de accionistas convocada, con voz y voto por el total de sus acciones, para lo cual el representante legal deberá obligatoriamente inscribir conforme a la ley, en el acto, la cesión o constitución de derechos en el libro respectivo.
10. Asistencia a junta general o asamblea de accionistas por medio telemático: Las juntas generales o asamblea de accionistas podrán realizarse por cualquier medio telemático que permita la asistencia e intervención de los socios y accionistas en tiempo real. Para tales efectos, en la respectiva convocatoria deberá anunciarse el medio de comunicación que será utilizado para celebrar la junta general o asamblea de accionistas, siendo responsabilidad del administrador gestionar los medios y correr traslado con la información necesaria que permita la conexión de los socios o accionistas en el día y a la hora señalados.
11. De la asistencia de terceros a las juntas generales o asamblea de accionistas: En caso de considerarlo pertinente, podrán asistir a las juntas generales o asamblea de accionistas otras personas claves, como directivos, expertos, prensa, analistas financieros, o cualquier persona que se considere necesaria para la celebración de este acto. Para el efecto, el presidente de la junta o asamblea deberá poner a consideración de los socios o accionistas, para que se pronuncien sobre su aceptación o no. El presidente autorizará la intervención de personas interesadas para lo cual debe contarse con la aceptación de la mayoría del capital concurrente a la reunión.
12. Renuncia a la asistencia a la junta general o asamblea de accionistas: El socio o accionista podrá renunciar a su derecho de asistir a una junta general o asamblea de accionistas mediante comunicación física o digital enviada al representante legal hasta una hora antes de la instalación de la junta general o asamblea de accionistas. La renuncia de asistencia implica que las participaciones o las acciones del socio o accionista se computarán como asistentes para efectos del quórum de instalación. Salvo que el socio o accionista renunciante exprese lo contrario, se entenderá que él se abstuvo de votar.
En el contenido de la renuncia el socio o accionista podrá emitir su criterio a manera de votación, que podrá ser afirmativo, negativo o abstentivo, sobre cada uno de los puntos del orden del día contenido en la convocatoria.
13. De la comparecencia personal: Los socios y accionistas pueden comparecer personalmente a las juntas generales o asamblea de accionistas; esto es, físicamente o a través de videoconferencias.
La junta general o asamblea de accionistas podrá instalarse, sesionar y resolver válidamente cualquier asunto de su competencia, utilizando videoconferencia o cualquier otro medio digital o tecnológico. Para sus efectos el socio o accionista será responsable de que su presencia se perfeccione a través de ese medio de comunicación telemática.
El socio o accionista dejará constancia de su comparecencia, mediante un correo electrónico dirigido al secretario de la junta o asamblea; situación que deberá ser especificada en la lista de asistentes; debiéndose incorporar al respectivo expediente el indicado correo.
III VOTACIONES Y RESOLUCIONES
14. Constancias sobre votaciones: Como respaldo de la votación de los socios o accionistas que comparezcan a las juntas o asambleas a través de videoconferencia, éstos deben remitir al secretario de la junta general o asamblea de accionistas un correo electrónico donde se consigne la forma de votación por cada moción; sin perjuicio, que el pronunciamiento o votación del socio o accionista sea grabada por la compañía.
15. Secretos empresariales: Las juntas generales o asamblea de socios o accionistas, son reuniones privadas en las que podrán discutirse estrategias empresariales o darse a conocer información sensible que los presentes quedarán impedidos de divulgar tales información confidencial y secretos empresariales .
16. Casos de inoponibilidad de resoluciones de junta general o asamblea de accionistas: Cuando la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros determine que una o más resoluciones de las juntas generales o asamblea de accionistas son violatorias de la Ley de Compañías u otra normativa jurídica o estatutaria relevante, en ejercicio de sus atribuciones de control y vigilancia, puede hacer conocer a la compañía respectiva que tales resoluciones le son inoponibles, en razón de que han sido tomadas con infracción de norma expresa, con la finalidad de que las omisiones, incumplimientos o violaciones sean subsanados, salvo el caso de que la normativa aplicable contemple para tal circunstancia, el efecto de nulidad absoluta. Lo anterior, sin perjuicio de cualquier resolución posteriormente dictada por órgano o funcionario judicial competente, ante acción de parte interesada o perjudicada.
17. Grabación de las sesiones de junta general o asamblea de accionistas: Todas las sesiones de las juntas generales o asambleas de socios o accionistas, deberán grabarse en soporte magnético o digital y es responsabilidad del secretario de la junta o asamblea, incorporar el archivo informático al respectivo expediente.
No será obligatoria la grabación magnetofónica o digital cuando se trate de juntas o asambleas universales, salvo que un accionista lo solicitare de manera expresa.
Cuando se trate de socios o accionistas extranjeros, se podrán implementar medios que permitan la traducción simultánea de las intervenciones de la junta o asamblea, cuando se considere conveniente.
IV JUNTAS GENERALES O ASAMBLEAS NO PRESENCIALES
18. En la convocatoria a una determinada junta general o asamblea de accionistas, el representante legal podrá proponer a los socios o accionistas, la adopción de acuerdos directamente, instando a que emitan su voto sobre los puntos que formen parte del orden del día, a fin de evitar la instalación de la sesión formal, para lo cual será necesario cumplir con los siguientes requisitos: (i) Deberá constar el plazo (no mayor de 5 días), para que los socios o accionistas manifiesten estar de acuerdo con este procedimiento o no; y, de estarlo el sentido de su voto, (ii) El voto deberá constar por medio físico, electrónico o cualquier otro medio de comunicación que garantice su identidad, el estar de acuerdo con este procedimiento y el voto afirmativo, negativo o abstentivo a los puntos del orden del día, (iii) La decisión se adoptará por la mayoría determinada en el estatuto social o con la mayoría de votos prevista en la Ley de Compañías, (iv) El representante legal de la compañía posteriormente comunicará a los socios o accionistas el sentido de las decisiones adoptadas, dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la votación, (v) El acta será suscrita únicamente por el represente legal de la compañía y en la misma se detallará el sentido de la votación y el porcentaje del capital que representare cada socio o accionista; y, (vi) Al acta se deberá adjuntar la documentación que justifique el sentido del voto.
En caso de que los socios o accionistas se hubieren manifestado en contra de este procedimiento o no hubieren expresado su aceptación, se reunirá la junta general o asamblea de accionistas en la forma prevista en la convocatoria.
19. Juntas Generales o Asamblea de Accionistas Universales no presenciales: Las juntas generales o asamblea de accionistas no presenciales también podrán ser universales, si los socios o accionistas están de acuerdo en los puntos del orden del día a tratar. Con el fin de determinar la universalidad, además de las firmas del presidente y secretario de la junta o asamblea, los socios o accionistas deberán suscribir el acta, bajo pena de nulidad. La firma, física o electrónica, de los socios o accionistas podrá ser en un día distinto al de la celebración de la junta o asamblea.
Especialista en Derecho Societario
Milton Carrera, asociado senior de CorralRosales
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