El compliance como cultura empresarial

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El estricto cumplimiento de las normas legales y normas éticas es una exigencia para todas las empresas en la actualidad. Para ese efecto, cada empresa debe desarrollar una cultura de prevención a través de un programa de cumplimiento normativo, que se conoce como compliance. El compliance aplica a todas las acciones, relaciones y procedimientos de la empresa y, por tanto, toda actuación de los directivos y empleados debe sujetarse a esa cultura.

Téngase en cuenta que no cumplir con obligaciones legales, no solo trae sanciones económicas a quienes actúan de esa manera, sino que, inclusive, puede acarrear imputación penal para las personas que desarrollaron tales actos y también para las propias empresas, que son sujetos activos del delito a partir de la entrada en vigor en el 2015 del Código Orgánico Integral Penal.

La adopción de un programa de compliance no es simple, puesto que implica cambiar la cultura de una empresa, no solamente por parte de sus socios, accionistas, directivos y trabajadores, sino también por clientes y proveedores.

A continuación, se describen algunos de los pasos claves para adoptar un programa efectivo de compliance:

  1. Empieza por la cabeza de la institución: cualquier cambio en la cultura de una empresa empieza en la cima; por lo tanto, el primer paso consiste en que los directivos tengan conocimiento preciso de lo que implica compliance, como cultura empresarial y la voluntad de adoptarlo. Por tanto a ellos corresponde trasmitir a todos los niveles la adopción del programa, lo que implica, y el necesario compromiso de todos para cumplirlo estrictamente.
  2. Prevención y análisis: es necesario realizar un diagnóstico respecto al enfoque que tendrá el programa, que deberá adaptarse a las características individuales de cada empresa.  Por ejemplo, una organización que realiza contratación pública debe implementar un plan distinto de compliance, frente a una empresa donde la mayoría de sus ventas se realizan al sector privado. Identificadas las áreas de mayor riesgo, se asignarán los recursos necesarios para realizar los cambios.
  3. Educación: la educación es fundamental para lograr el cambio de cultura.  Es indispensable que la totalidad o al menos la absoluta mayoría de los trabajadores comprendan el alcance de compliance. De esta manera se asegura que reporten a tiempo cualquier incumplimiento que podría perjudicar a la empresa. Los programas de educación deben ser continuos (mínimo cada 6 meses), personalizados para cada rol y deben brindar información del marco legal de cumplimiento.
  4. Comunicación:  La normativa interna de las empresas contenida en un código de conducta, debe ser clara, asequible y permanentemente comunicada a sus trabajadores. Deberá incluir   temas como: corrupción, chantaje, coimas, conflictos de interés, evasión de impuestos, lavado de activos, entre otros. Además, establecerá quién es responsable del programa de compliance y el mecanismo a través del cual los empleados puedan reportar o consultar algún caso donde se podría generar un incumplimiento.
  5. Relevancia: hay que determinar la importancia del programa y asignarle los recursos de personal y medios que requiera para su implementación. De lo contrario podría quedar en “letra muerta” sin ninguna trascendencia para la empresa que lo adopte.

Los costos adicionales que eventualmente demande la adopción de un programa de compliance, se justifican plenamente, si con su implementación la empresa alcanza una reputación intachable de estricto cumplimiento de la ley y la ética en sus relaciones comerciales con accionistas, clientes y proveedores. Esta conducta se traducirá en mejor posicionamiento en el mercado y el consecuente incremento de sus ventas.

María Isabel Torres
Asociada en CorralRosales
mtorres@corralrosales.com