Reglamento de las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.)

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Mediante Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2020-0015 emitida el 14 de septiembre de 2020, y publicada en la Edición Especial Número 1071 del Registro Oficial de 25 de septiembre de 2020, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros expidió el Reglamento de las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.)

Los principales aspectos del Reglamento incluyen:

1. La determinación de la personalidad y existencia jurídica propia e independiente de las S.A.S. se configura a partir de su inscripción en el Registro de Sociedades de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

2. Los accionistas de una S.A.S. solamente serán responsables hasta por el monto de sus respectivos aportes, salvo expresa renuncia por escrito.

3. La imposibilidad de negociar acciones de propia emisión en el mercado de valores. Sin perjuicio de poder negociar acciones emitidas por otras sociedades mercantiles u otros valores negociables, de acuerdo con la ley de la materia.

4. La constitución de las Sociedades por Acciones Simplificada se efectuará a través de documentos privados, a menos que los activos aportados requieran de escritura pública. En este caso, se requerirá de escritura pública que deberá inscribirse en el registro correspondiente.

5. Se establece el proceso de constitución electrónica de las S.A.S., y se obliga a la SCVS a mantener abierto su sistema en-línea para que todos los usuarios puedan realizar consultas, concesiones de certificaciones y acceder a toda la información societaria de las S.A.S.

6. Las sociedades extranjeras fundadoras y accionistas de una S.A.S. deberán presentar el documento de fundación y un certificado de existencia legal emitido por la autoridad del país correspondiente. El capital de la sociedad extranjera deberá estar representado en acciones, participaciones o títulos nominativos.

7. El documento constitutivo de las S.A.S. gozará de presunción de estabilidad, exigibilidad y ejecutoriedad. En consecuencia, no podrá revocarse, cancelarse o anularse, salvo disposición expresa de Juez competente.

8. Deberá fija las reglas sobre el capital y las acciones de las S.A.S., su organización, reformas estatutarias, reorganización, disolución, liquidación, reactivación y cancelación.

El Reglamento de las Sociedades por Acciones Simplificadas norma también, entre otras cosas, la forma de resolución de conflictos societarios, causales de separación voluntaria de accionistas, pago de dividendos, presentación de documentación societaria/financiera, informe de gestión, y balances, exclusión de accionistas, libros sociales digitales y la responsabilidad del accionista frente a la compañía por el abuso de su derecho de voto, cuando éste busque un beneficio propio o para un tercero.

 

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NOTA: El texto anterior ha sido elaborado con fines informativos. CorralRosales no es responsable de ninguna pérdida o daño ocasionado como consecuencia de haberse actuado o dejado de actuar en base a la información contenida en este documento. Cualquier situación determinada adicional requiere la opinión y concepto específico de la firma en Quito / Guayaquil, Ecuador.

CORRALROSALES

Ventajas de la sociedad por acciones simplificada

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La principal ventaja de la Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.) es su flexibilidad para adaptarse a las particularidades de cada negocio. Su proceso de formación es muy ágil y sus accionistas tienen amplia libertad para establecer las reglas de su funcionamiento en el estatuto social. De esta manera los emprendedores pueden contar con una figura legal que permite desarrollar negocios formales que se adapten enteramente a la voluntad de los socios y a las peculiaridades de los negocios.

Las pequeñas y medianas empresas serán las mayormente beneficiadas con este nuevo tipo de sociedad mercantil. Las principales ventajas son las siguientes:

  1. Constitución de la sociedad: La creación de esta sociedad no requiere de escritura pública, se constituye por documento privado, con excepción de aquellos casos en los que se aporten bienes inmuebles.
  2. Puede ser unipersonal: La sociedad puede constituirse y subsistir con un solo accionista, persona natural o jurídica.
  3. Estructura flexible del capital: No existe capital mínimo y tampoco existe un porcentaje que se deba pagar al momento de constituir la sociedad. Pero el plazo para el pago del capital no excederá de 24 meses.
  4. Objeto social múltiple: El objeto social puede ser amplio, es decir puede incluir muchas actividades sin que estén relacionadas entre ellas. Si en el acto de constitución no se precisa el objeto social, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.
  5. Plazo de duración indefinido: No es obligatorio establecer un plazo de duración de la sociedad. De no hacerlo, se entiende que es por tiempo indefinido.
  6. Principio de existencia de la sociedad: La existencia de la sociedad ocurre con la inscripción del contrato o acto unilateral de creación en el Registro de Sociedades de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. No se requiere inscribir en el Registro Mercantil, lo cual simplifica el trámite y reduce costos.
  7. Libre negociabilidad de las acciones: Las acciones son libremente negociables a menos que en el estatuto se estipule la prohibición de hacerlo. Esta prohibición no podrá durar más de 10 años.
  8. Cambio de control en la sociedad accionista: En el estatuto social se puede establecer la obligación de las sociedades accionistas de informar a la S.A.S. acerca de cualquier operación que implique un cambio de control. De producirse un cambio de control, la junta general de accionistas de la S.A.S. podrá excluir a las sociedades accionistas en las que hubiere ocurrido tal hecho.
  9. Acuerdos de accionistas con fuerza obligatoria: Los acuerdos de accionistas sobre la transferencia de acciones, la preferencia y restricciones para transferirlas o para aumentar el capital social, el ejercicio del derecho de voto, la persona que habrá de representar las acciones en la asamblea y cualquier otro asunto lícito, son de cumplimiento obligatorio para la S.A.S. Para el efecto tales acuerdos deben ser depositados en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad. De no hacerlo, sin afectar la validez entre las partes, dichos acuerdos no obligan a la S.A.S.
  10. La fiscalización es optativa: No es obligatoria la existencia de un órgano de fiscalización, pero el estatuto puede prever su creación.

Milton Carrera
Asociado Senior en CorralRosales
mcarrera@corralrosales.com

El compliance como cultura empresarial

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El estricto cumplimiento de las normas legales y normas éticas es una exigencia para todas las empresas en la actualidad. Para ese efecto, cada empresa debe desarrollar una cultura de prevención a través de un programa de cumplimiento normativo, que se conoce como compliance. El compliance aplica a todas las acciones, relaciones y procedimientos de la empresa y, por tanto, toda actuación de los directivos y empleados debe sujetarse a esa cultura.

Téngase en cuenta que no cumplir con obligaciones legales, no solo trae sanciones económicas a quienes actúan de esa manera, sino que, inclusive, puede acarrear imputación penal para las personas que desarrollaron tales actos y también para las propias empresas, que son sujetos activos del delito a partir de la entrada en vigor en el 2015 del Código Orgánico Integral Penal.

La adopción de un programa de compliance no es simple, puesto que implica cambiar la cultura de una empresa, no solamente por parte de sus socios, accionistas, directivos y trabajadores, sino también por clientes y proveedores.

A continuación, se describen algunos de los pasos claves para adoptar un programa efectivo de compliance:

  1. Empieza por la cabeza de la institución: cualquier cambio en la cultura de una empresa empieza en la cima; por lo tanto, el primer paso consiste en que los directivos tengan conocimiento preciso de lo que implica compliance, como cultura empresarial y la voluntad de adoptarlo. Por tanto a ellos corresponde trasmitir a todos los niveles la adopción del programa, lo que implica, y el necesario compromiso de todos para cumplirlo estrictamente.
  2. Prevención y análisis: es necesario realizar un diagnóstico respecto al enfoque que tendrá el programa, que deberá adaptarse a las características individuales de cada empresa.  Por ejemplo, una organización que realiza contratación pública debe implementar un plan distinto de compliance, frente a una empresa donde la mayoría de sus ventas se realizan al sector privado. Identificadas las áreas de mayor riesgo, se asignarán los recursos necesarios para realizar los cambios.
  3. Educación: la educación es fundamental para lograr el cambio de cultura.  Es indispensable que la totalidad o al menos la absoluta mayoría de los trabajadores comprendan el alcance de compliance. De esta manera se asegura que reporten a tiempo cualquier incumplimiento que podría perjudicar a la empresa. Los programas de educación deben ser continuos (mínimo cada 6 meses), personalizados para cada rol y deben brindar información del marco legal de cumplimiento.
  4. Comunicación:  La normativa interna de las empresas contenida en un código de conducta, debe ser clara, asequible y permanentemente comunicada a sus trabajadores. Deberá incluir   temas como: corrupción, chantaje, coimas, conflictos de interés, evasión de impuestos, lavado de activos, entre otros. Además, establecerá quién es responsable del programa de compliance y el mecanismo a través del cual los empleados puedan reportar o consultar algún caso donde se podría generar un incumplimiento.
  5. Relevancia: hay que determinar la importancia del programa y asignarle los recursos de personal y medios que requiera para su implementación. De lo contrario podría quedar en “letra muerta” sin ninguna trascendencia para la empresa que lo adopte.

Los costos adicionales que eventualmente demande la adopción de un programa de compliance, se justifican plenamente, si con su implementación la empresa alcanza una reputación intachable de estricto cumplimiento de la ley y la ética en sus relaciones comerciales con accionistas, clientes y proveedores. Esta conducta se traducirá en mejor posicionamiento en el mercado y el consecuente incremento de sus ventas.

María Isabel Torres
Asociada en CorralRosales
mtorres@corralrosales.com

Sociedades Mercantiles de Beneficio e Interés Colectivo

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La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros mediante resolución número SCVS-INC-DNCDN-2019-0021 publicada en el Registro Oficial número 107 de 24 de diciembre de 2019 emitió el instructivo para el funcionamiento de una Sociedad Mercantil de Beneficio e Interés Colectivo. A continuación, un resumen de sus normas más relevantes: 

  1. Cualquier sociedad nacional sujeta al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, de manera voluntaria, podrá adoptar la calidad de Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo, sin que esto implique cambio de especie de la sociedad o creación de un nuevo tipo societario.
  2. Para adoptar la calidad de Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo, y así desarrollar sus actividades operacionales en beneficio de los intereses de sus socios o accionistas y se obligue a generar un impacto material positivo, en procura del interés de la sociedad y del medio ambiente, las compañías deberán así resolverlo, a través de la junta general de socios o accionistas, con una mayoría que represente por lo menos, las dos terceras partes del capital social suscrito o pagado, según corresponda.El estatuto social deberá ser reformado, incorporando en el objeto social las actividades concretas, a través de las cuales estas sociedades van a cumplir con la obligación de generar un impacto social o medioambiental positivo. Una vez inscrita la reforma de estatuto en el Registro Mercantil, la Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo tendrá la obligación de remitir dicha documentación a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, para la correspondiente actualización en la base de datos institucional. Adicionalmente, si lo considera conveniente, la compañía podrá formalizar el acto societario de cambio de denominación y cumplir los demás requisitos establecidos en la ley, agregando la expresión “Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo”, o las siglas B.I.C., a su denominación.
  3. En las compañías en que se adopte la calidad de Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo, los socios o accionistas disidentes o no concurrentes a la junta general que tomó dicha decisión, tendrán el derecho de separarse de ella en los términos del artículo 333 de la Ley de Compañías.(reembolso del valor de sus acciones de acuerdo con el balance preparado respectivo).
  4. La obligación de crear un impacto material positivo en la sociedad y el medio ambiente, podrá abarcar una o varias de las siguientes áreas : a) gobernanza, b) capital laboral, c) comunidad, d) clientes y e) medio ambiente. Consecuentemente, los administradores de una Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo deberán asegurarse del cumplimiento de las actividades previstas en el estatuto, en una o varias de dichas áreas, para la consecución de los objetivos concretos incorporados en su objeto social.
  5. El área de impacto a la gobernanza tiene relación con el gobierno corporativo de las compañías. Para tales efectos, los administradores de una Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo podrán considerar, entre otros, los siguientes aspectos:
    • Los intereses de la compañía y de sus socios o accionistas;
    • Las consecuencias a corto, mediano y largo plazo, de las decisiones relacionadas con la actividad operacional de la compañía que representan;
    • El mantenimiento y resguardo de la reputación y el buen nombre de la compañía;
    • La necesidad de tratar, de manera justa y equitativa, a todos los socios o accionistas; y,
    • La expansión en la diversidad de la composición administrativa y fiscalizadora de la compañía.
  6. El área de impacto al capital laboral permitirá que los administradores de las Sociedades de Beneficio e Interés Colectivo puedan tomar en cuenta los intereses de sus trabajadores, considerando entre otros los siguientes aspectos:
    • El establecimiento de una remuneración razonable y analizar brechas salariales, para establecer estándares equitativos en la percepción de remuneraciones;
    • El establecimiento de subsidios para capacitar y desarrollar profesionalmente a su capital laboral;
    • Promover la participación de los trabajadores en la sociedad, bien sea a través de la adquisición de acciones o de participaciones, o de que estos intervengan en los órganos de administración de la sociedad;
    • Determinar alternativas de flexibilidad para la jornada laboral de los trabajadores, de teletrabajo, u otras, sin afectar su remuneración;
    • Difundir, entre sus trabajadores, los estados financieros de la sociedad.
  7. El área de impacto de la comunidad permitirá que los administradores consideren, entre otros, los siguientes aspectos:
    • La necesidad de fomentar las relaciones sociales con los acreedores, proveedores y clientes de la compañía;
    • El impacto de las operaciones sociales en la comunidad;
    • El efecto de las operaciones de la compañía y sus subsidiarias, si las hubiere, en la economía local, regional, nacional e incluso internacional;
    • El incentivo de las actividades de voluntariado y creación de alianzas con fundaciones que apoyen obras sociales en interés de la comunidad, como parte de su política de responsabilidad social;
    • El enfoque prioritario en la contratación de servicios o la adquisición de bienes de origen local, o que pertenezcan a emprendimientos desarrollados por mujeres o minorías étnicas.
  8. El área de impacto a los clientes permitirá que los administradores puedan atender un problema social o ambiental a través de, entre otros aspectos, lo siguiente:
    • Provisión de electricidad o productos que proveen electricidad, agua potable, viviendas asequibles y otras infraestructuras;
    • Productos o servicios que permiten a las personas enfocarse en actividades que generan ingresos como programas informáticos, financieros, tecnología móvil o servicios que optimizan/aumentan las actividades de negocio;
    • Productos o servicios que mejoren la entrega de servicios de salud, resultados de la salud y vida saludable, como los medicamentos, servicios de salud preventivo;
    • Productos y servicios que tienen un enfoque educativo, como los colegios, libros de texto, medios de comunicación y artes independientes, o conservar la cultura local, tal como en el caso de los oficios artesanales;
    • Productos o servicios de negocios que tienen una misión comercial enfocada en tener un impacto social positivo.
  9. El área de impacto al medio ambiente permitirá que los administradores de una Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo, puedan entre otros aspectos, considerar lo siguiente:
    • El respeto a los derechos de la naturaleza, consagrados en la Constitución de la República;
    • El impacto de sus operaciones en el medio ambiente;
    • La supervisión de las emisiones de gases que provocan un efecto invernadero;
    • La promoción de programas de reciclaje o de reutilización de desperdicios;
    • El aumento en la utilización de fuentes de energía renovable y la implementación de medidas de eficiencia energética.
  10. Anualmente, el representante legal de la Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo, escogiendo los estándares más apropiados, deberá elaborar un informe de impacto de gestión dando cuenta de las actividades realizadas para cumplir la obligación de crear un impacto material positivo en la sociedad y el medio ambiente, el mismo que deberá contar con una certificación emitida por una entidad independiente y especializada en los ámbitos que correspondan y se presentará a la junta general para efectos de su conocimiento y aprobación.
  11. La condición de Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo puede terminarse mediante la modificación de sus estatutos, deshaciendo los cambios realizados para adquirir dicha calidad. La resolución correspondiente será adoptada por la junta general de socios o accionistas, con una mayoría que represente por lo menos, las dos terceras partes del capital social suscrito o pagado, según corresponda.
  12. Si en el ejercicio de sus atribuciones de control y vigilancia, la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, constatare que la Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo no ha cumplido la obligación de crear un impacto material positivo en la sociedad y el medio ambiente, de acuerdo a lo establecido en su objeto social, o que los administradores de la misma han faltado a su obligación de elaborar el informe de impacto de gestión, o que han inobservado las normas del presente instructivo, procederá a notificar a la compañía las contravenciones en que ha incurrido, para que dentro del lapso de seis meses supere dichos incumplimientos o modifique sus estatutos, deshaciendo los cambios realizados para adquirir la calidad de Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo.

Si transcurrido este plazo, la compañía no hubiere superado los incumplimientos notificados o modificado sus estatutos, podrá ser declarada disuelta.

Milton Carrera
Asociado Senior en CorralRosales
mcarrera@corralrosales.com

Qué necesitas saber sobre órdenes de compra

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El proceso de compra, sobre todo en empresas grandes, se ha convertido en un proceso complejo, en el que es necesario dar respuestas específicas en el menor tiempo posible y que estén legalmente respaldadas. Es usual requerir un contrato para cada transacción, pero esto retrasa los procesos de compra. Las órdenes de compra utilizadas de manera efectiva pueden contribuir a un negocio más dinámico y al ahorro de tiempo y dinero.

¿Pero qué es una orden de compra?  

Una orden de compra es un documento que envía un comprador a un vendedor donde se precisa el alcance y detalles de los servicios o productos requeridos y aceptados por las partes. Generalmente, se utilizan formularios o documentos preestablecidos, para precisar mejor datos y referencias. Suelen llevar impreso el título de “Orden de Compra”.

El valor legal de una orden de compra 

Cuando un comprador genera una orden de compra aceptando formalmente una oferta o propuesta del vendedor, se genera un contrato vinculante para las dos partes.

Por esta razón, es importante conocer que la orden de compra protege al comprador y al vendedor, ante cualquier eventualidad o controversia, en función de los términos y condiciones establecidos en la oferta y la orden de compra.

Las órdenes de compra electrónicas

 Actualmente muchas empresas empiezan a utilizar órdenes de compra electrónicas, donde todo el proceso se realiza a través de una plataforma, que es un sistema centralizado en el cual los documentos de compra quedan registrados. Este sistema es conveniente, puesto que ahorra tiempo y papeleo.

Para este tipo de transacciones electrónicas es recomendable contar con un Acuerdo de Transacción Electrónica.[1]

¿Qué debe contener una orden de compra para que sea válida?

Mientras más específica y detallada es la orden de compra más segura será la transacción. Se recomienda que al menos contenga lo siguiente:

  • Identificación de las partes (comprador y vendedor);
  • Detalle de los productos y/o servicios;
  • Cantidad;
  • Precio;
  • Forma de pago;
  • Detalles de entrega (plazo y lugar).

¿Cómo facilitan el negocio las órdenes de compra?

  • Generan menos complicaciones en la negociación de un contrato.
  • Ahorran tiempo a los representantes legales, pues, se ha designado al departamento de compras para que emita este tipo de documentos.
  • Son un excelente mecanismo para mantener un seguimiento adecuado de las transacciones.
  • Permiten tener un mejor control del presupuesto.
  • Con las órdenes de compra electrónicas se ahorra tiempo, papeleo y firmas, además de contar con un registro electrónico de todas las transacciones.
  • Brinda tanto a vendedores como compradores un documento contractual de respaldo con pleno efecto legal.

¿Se debe firmar un contrato después de que ha sido emitida una orden de compra?

No es necesario, ni conveniente. La orden de compra es un contrato de pleno valor. Cuando además de la orden de compra se firma un contrato se están duplicando innecesariamente documentos.

¿Debe contener términos y condiciones contractuales?

La orden de compra puede o no contener términos y condiciones contractuales. Sin embargo, cuando la oferta que ha presentado el vendedor es únicamente económica y no se han pactado términos y condiciones contractuales previos, sí es conveniente incluir por lo menos términos y condiciones básicos en la orden de compra.

No obstante, si se cuenta con una propuesta por parte del vendedor que contiene términos y condiciones contractuales, lo recomendable sería negociar en ese documento las condiciones y no incluir otros en la orden de compra, y evitar tener dos documentos con términos y condiciones distintos.

Cuando se va a iniciar una relación comercial con un nuevo proveedor se recomienda acordar desde el inicio los términos y condiciones que se aplican a todas las transacciones. De tal forma que no sea necesario establecer en cada transacción nuevos términos y condiciones.

 ¿Qué problemas podrían generar las órdenes de compra?

Las órdenes de compra, incompletas o defectuosas pueden generar conflictos como se ejemplifica en los siguientes casos:

  • El contenido de la orden de compra contradice los términos y condiciones de la oferta o propuesta
  • El documento no es lo suficientemente específico en el contenido básico y no hay claridad en el alcance de la compra
  • Los términos y condiciones de la orden de compra difieren de los de la oferta sin que se haya determinado cuales prevalecen
  • Se utiliza una orden de compra como una carta de adjudicación y se exige posteriormente la firma de un contrato

¿Cuáles son las diferencias entre una orden de compra y una factura?

Son documentos totalmente diferentes. Sin embargo, ambos contienen características e información similar, puesto que, contienen los detalles de la transacción mercantil realizada.

  • La orden de compra es emitida por un comprador y contiene los detalles de su solicitud
  • La factura[2] la emite el vendedor e indica todos los detalles de la mercancía o servicio y su pago

 

María Isabel Torres
Asociada en CorralRosales
mtorres@corralrosales.com

[1] Acuerdo de Transacción Electrónica: tiene como finalidad establecer los principios y reglas aplicables para aquellos casos en que las partes contractuales ofrecen o aceptan productos y/o servicios vía electrónica. El recién publicado Código de Comercio regula las transacciones electrónicas, señalando que gozan de plena validez y eficacia (Arts. 238 al 247). Respecto a los contratos el Art. 76 define el Contrato Comercial de Servicios Electrónicos como: “(…) el acuerdo de voluntades entre un prestador y un usuario para la habilitación de un sistema o plataforma electrónica que permita la realización de cualquier actividad, transacción mercantil, financiera o de servicio a ser provistos por el mismo proveedor o un tercero”.
[2] Factura: comprobante de venta que acredita la transferencia de bienes o servicios. Además, la factura sirve en el derecho tributario para establecer la base imponible de determinados impuestos.