La firma electrónica “simple”, firma electrónica certificada y firma escaneada en los contratos

la-firma-electrónica-simple-firma-electronica-certificada-y-firma-escaneada-en-los-contratos-mario-fernandez-abogados-ecuador

La pandemia de COVID-19 ha obligado a las empresas a adaptarse a la era digital a través del uso de Tecnologías de la Información (TIC´s), para garantizar la continuidad de sus operaciones, como la firma de contratos.  La firma electrónica ha ganado especial importancia como una herramienta muy útil para evitar la concurrencia física de las partes al momento de celebrar un contrato.  Además, agilita el proceso y mejora la gestión documental.

 Algunas personas pueden confundir la firma electrónica con la firma manuscrita escaneada e incorporada a un documento electrónico. Y no se debe confundir la firma electrónica certificada por una entidad local acreditada con aquella que no cuenta con dicha certificación. 

En el presente artículo se analiza la firma electrónica “simple”, firma electrónica certificada y firma escaneada, con la finalidad de diferenciarlas y determinar los efectos jurídicos en un contrato.

Para el análisis, se asume un contrato que se celebra entre privados y que no está sujeto a solemnidad alguna.

  1. Firma electrónica “simple” y firma electrónica certificada

La firma electrónica se encuentra regulada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, (en adelante, “LCE”) que la define como: “[…] los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos”.[1]

De acuerdo con el artículo 15 de la LCE la firma electrónica debe cumplir con los siguientes requisitos para su validez:

“a) Ser individual y estar vinculada exclusivamente a su titular;

  1. b) Que permita verificar inequívocamente la autoría e identidad del signatario, mediante dispositivos técnicos de comprobación establecidos por esta ley y sus reglamentos;
  2. c) Que su método de creación y verificación sea confiable, seguro e inalterable para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado;
  3. d) Que al momento de creación de la firma electrónica, los datos con los que se creare se hallen bajo control exclusivo del signatario, y,
  4. e) Que la firma sea controlada por la persona a quien pertenece.”[2]

La firma electrónica tiene igual validez y se le reconocen los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita (o firma física).

La LCE no utiliza la denominación firma digital y firma electrónica, como ocurre en otros países, para diferenciar a la firma electrónica certificada por una entidad acreditada ante la autoridad competente en Ecuador (en adelante, “Firma Electrónica Certificada”), de aquella firma electrónica que no cuenta con dicha certificación (en adelante, “Firma Electrónica Simple”). La LCE denomina a las dos “firma electrónica”.

El certificado de firma electrónica no es un requisito de validez de la firma electrónica. Según la LCE, dicho certificado consiste simplemente en “[…] un mensaje que certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad.”[3]  y se emplea principalmente para “[…]certificar la identidad del titular de una firma electrónica […]”[4]

En consecuencia, la Firma Electrónica Simple y la Firma Electrónica Certificada son válidas. La diferencia entre una y otra está en la presunción de legitimidad que la ley le otorga a la Firma Electrónica Certificada, cuando se la presenta como prueba en un proceso legal:

“Art. 53.- Presunción. – Cuando se presentare como prueba una firma electrónica certificada por una entidad de certificación de información acreditada, se presumirá que ésta reúne los requisitos determinados en la ley, y que por consiguiente, los datos de la firma electrónica no han sido alterados desde su emisión y que la firma electrónica pertenece al signatario”[5]. (destacado fuera de texto)

Hay que resaltar que las partes pueden acordar el uso de firmas electrónicas generadas a través de herramientas como DocuSign, AdobeSign, entre otras, que no necesariamente cuentan con una certificación local, pero son útiles, pues se encuentran al alcance de cualquier persona, nacional o extranjera, y permiten agilizar los negocios.

Cuando las firmas electrónicas cuenten con un certificado emitido y acreditado por una entidad extranjera es posible revalidarlo[6] ante una entidad ecuatoriana acreditada[7] y se le reconocerá el mismo valor que un certificado local. Sin perjuicio de ello, las partes pueden acordar el uso de firmas electrónicas y certificados que no estén acreditados y ese acuerdo será legalmente válido [8].

En definitiva, si la Firma Electrónica Simple cumple con los requisitos previstos en la ley y su uso es acordado entre las partes, es útil usarla para firmar contratos y no podrá privársele de efectos jurídicos, por el hecho de no contar con un certificado de firma electrónica local. Pero no gozará de la presunción de legitimidad que la LCE le otorga a la Firma Electrónica Certificada.

  1. Firma escaneada

 La firma escaneada es simplemente un facsímil de una firma manuscrita original (en adelante, “Firma Escaneada”). Basta que una persona escanee su firma manuscrita o la de un tercero, contenida en un documento físico, para generarla e incorporarla en un documento electrónico.

 

La Firma Escaneada no está regulada en la LCE, pero puede ser válida siempre que las partes le reconozcan tal validez y forme parte de un mensaje de datos[9] (p.ej. en un documento adjunto a un correo electrónico). Esto por el principio de autonomía de la voluntad y en vista de que los mensajes de datos y los documentos incorporados por remisión tienen igual valor jurídico que los documentos escritos, según lo previsto en la ley. A fin de garantizar la validez de la Firma Escaneada es importante observar las disposiciones de la LCE al momento de enviar, recibir y conservar el mensaje de datos que contenga el contrato firmado.

En conclusión, la Firma Escaneada produce efectos vinculantes, siempre que: (i)las partes así lo acuerden; (ii) el documento firmado forme parte de un mensaje de datos y (iii) sea posible acceder a dicho mensaje de datos, para posterior consulta. Sin embargo, visto que este tipo de firma no se genera a través de un sistema que permita garantizar su autenticidad, autoría e integridad, no puede ser asimilada a una firma electrónica.

 

[1] Ecuador, Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, Registro Oficial Suplemento 557, 17 de abril de 2002, Art. 13.

[2] Ibidem, Art. 15.

[3] Ibidem, Art. 20.

[4] Ibidem, Art. 21.

[5] Ibidem, Art. 53.

[6] Ibidem, Disposición General Primera.

[7] Ecuador, Reglamento a Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, Registro Oficial 735, 31 de diciembre de 2002, Art. 16.

[8] Ecuador, Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, Registro Oficial Suplemento 557, 17 de abril de 2002, Art. 28.

[9] De acuerdo con la Ley de Comercio Electrónico, un mensaje de datos “[…] Es toda información creada, generada, procesada, enviada, recibida, comunicada o archivada por medios electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio. Serán considerados como mensajes de datos, sin que esta enumeración limite su definición, los siguientes documentos electrónicos, registros electrónicos, correo electrónico, servicios web, telegrama, télex, fax e intercambio electrónico de datos.”

Mario Fernández García
Asociado en CorralRosales
mfernadez@corralrosales.com