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Por disposición legal, anteriormente los actos y contratos se debían realizar y otorgar en presencia y en unidad de acto ante un Notario Público. Así, todas las escrituras y algunas diligencias concluyen con la famosa frase “ante mí, en mi presencia en unidad de acto de todo lo cual doy fe.-”

Ecuador tuvo que esperar una pandemia, que paralizó gran parte de los sectores, para darse cuenta de que los medios tecnológicos-telemáticos son herramientas útiles y aliadas en todos los ámbitos, que dinamizan las actividades productivas, incluyendo a quienes prestan servicios legales.

Ahora, ya es posible celebrar audiencias de mediación  por cualquier medio tecnológico a través de los centros autorizados por el Consejo de la Judicatura y suscribir las correspondientes actas con firmas electrónicas. También se permite celebrar audiencias judiciales, arbitrales y constitucionales por estos medios. Aunque en ciertas normas ya se establecía la comparecencia a diligencias y audiencias a través de medios telemáticos antes del confinamiento. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Apoyo Humanitario para Combatir la Crisis Sanitaria Derivada del Covid-19 de 22 de junio de 2020 existe la posibilidad de que determinados actos, contratos y diligencias notariales se puedan celebrar por medios telemáticos, electrónicos o remotos. Para ello, el Consejo de la Judicatura debía emitir el correspondiente reglamento en el que se determinen los actos, contratos y diligencias que por requerir la intervención física o la constatación de los intervinientes, no pueden ser realizados con la comparecencia de los otorgantes o participantes por medio del uso de medios telemáticos, electrónicos o remotos.

En Resolución 075-2020 del Pleno del Consejo de la Judicatura de 7 de julio de 2020, se expidió el Reglamento para la Implementación Progresiva de Actos, Contratos y Diligencias Notariales a través del Uso de Medios Electrónicos y Reducción de Tarifas (en adelante el “Reglamento”) que estableció dos etapas. En la primera, el artículo 3 del referido Reglamento dispone que se podrán realizar de manera electrónica los siguientes actos, contratos y diligencias:

  1. Protocolización de instrumentos públicos o privados por orden judicial o a solicitud de parte interesada.
  2. Certificación electrónica de documento desmaterializado.
  3. Certificación electrónica de documento electrónico original.
  4. Certificación de documento materializado desde página web o de cualquier soporte electrónico.
  5. Inscripción de contratos de arrendamiento con la petición firmada electrónicamente por el solicitante.
  6. Peticiones electrónicas para sentar razones y marginaciones.
  7. Suscripción de actas de requerimientos para la constitución en mora a la parte deudora.
  8. Suscripción de actas para cumplimiento de promesa de contrato, como para la entrega de la cosa debida y de la ejecución de obligaciones.
  9. Constitución de compañías, siempre que los otorgantes hayan manifestado su voluntad expresa de otorgar la escritura de forma electrónica y éstos cuenten con firmas electrónicas; y,
  10. Constitución de asociaciones o consorcios en materia de contratación pública, siempre que los otorgantes hayan manifestado su voluntad expresa de otorgar la escritura de forma electrónica y éstos cuenten con firmas electrónicas.

Todas las peticiones de jurisdicción voluntaria que se presenten ante notario público por otorgantes que cuenten con firma electrónica, podrán ser remitidas por vía telemática. De igual manera, las y los notarios podrán receptar las correspondientes minutas presentadas por las y los abogados que requieran el servicio, siempre que cuenten con firma electrónica.

En la segunda fase se estableció que el Consejo de la Judicatura resolverá sobre la inclusión de nuevos actos, contratos y diligencias notariales, una vez que se cuente con las asignaciones presupuestarias correspondientes. Hay que notar que el Consejo de la Judicatura, consciente de las dificultades tecnológicas, no dispuso que estos actos, contratos y diligencias sean obligatoriamente ejecutados por estos medios, lo que implica que será facultativo para los usuarios del sistema notarial. .

En Resolución 083-2020 del Pleno del Consejo de la Judicatura, de 28 de julio de 2020, se aprobó el Instructivo Operativo para la Implementación Progresiva de Actos, Contratos y Diligencias Notariales a través del Uso de Medios Electrónicos, que viabilizó el ámbito operativo de los actos, contratos y diligencias que el Consejo aprobó se puedan realizar por medios electrónicos, a los que nos referimos antes. Sin embargo, hasta ahora no se ha iniciado la fase dos prevista en el Reglamento.

En conclusión, el uso de medios electrónicos para certificaciones notariales no es una novedad, pero la inclusión de otros actos y contratos si ha sido un avance significativo en pro de la celeridad de los negocios y en la actividad judicial y arbitral que se han visto gravemente afectados por la pandemia. Sin embargo, el legislador y el Consejo de la Judicatura siguen en deuda. El primero debido a que otorgó al Consejo la potestad de limitar los actos, contratos y diligencias que se podrían celebrar por medios electrónicos; y, el segundo, por haberlos limitado en demasía. Esperemos que el Consejo de la Judicatura incluya otros actos, contratos y diligencias necesarios en la ejecución de la fase dos prevista.

Ramón Paz y Miño
Asociado Senior en CorralRosales
rpazymino@corralrosales.com